Garagefactuur.Professioneel en snel.

Volgens de Nederlandse btw-wetgeving moet een zakelijke factuur een aantal verplichte onderdelen bevatten. Voor een garagefactuur gelden dezelfde eisen als voor andere zakelijke facturen, aangevuld met enkele branche-specifieke onderdelen die klanten verwachten:

Er zijn twee manieren om een garagefactuur in GarageOS aan te maken, afhankelijk van uw werkwijze. Beide manieren resulteren in een volledige, wettelijk correcte garagefactuur die direct per e-mail wordt verstuurd.

Manier één — vanuit een werkorder. Dit is de aanbevolen werkwijze. U maakt bij de intake een werkorder aan, koppelt deze aan het voertuig (kenteken scannen of typen — de RDW-koppeling vult merk, model en APK-datum automatisch in), voegt tijdens het werk onderdelen en arbeidsregels toe met hun prijzen, en rondt de werkorder af zodra u klaar bent. Met één klik op 'Omzetten naar factuur' genereert GarageOS een garagefactuur met alle regels overgenomen, correcte btw-berekening en een factuurnummer volgens uw reeks.

Manier twee — handmatig een factuur aanmaken. Voor situaties waarin u geen werkorder heeft gebruikt (bijvoorbeeld een snelle APK-factuur of een verkoop van losse onderdelen), kunt u ook direct een factuur aanmaken. U selecteert een klant, koppelt eventueel een voertuig, en voegt factuurregels toe. Btw wordt automatisch berekend.

Voor een Nederlandse garage is het btw-tarief op dienstverlening en onderdelen normaal gesproken 21%. Dit geldt zowel voor arbeidsuren als voor nieuwe onderdelen die u inkoopt en doorbelast. Er zijn een paar bijzondere situaties waar het anders ligt — bijvoorbeeld de margeregeling bij verkoop van gebruikte voertuigen, of btw verlegd bij werk voor buitenlandse zakelijke klanten.

GarageOS ondersteunt standaard het 21%-tarief en kan ook omgaan met btw verlegd voor specifieke klanten. Bij ingewikkelde btw-regelingen zoals de margeregeling bij autohandel adviseren we om kort met uw boekhouder te overleggen hoe uw situatie het beste in het systeem wordt ingericht.

Voor uw boekhouder levert GarageOS maandelijkse factuuroverzichten die makkelijk in een boekhoudpakket zoals Exact, Twinfield, SnelStart, Moneybird of e-Boekhouden kunnen worden ingelezen. Zo heeft u een schone btw-administratie zonder dat u zelf dubbele invoer hoeft te doen.

Elke garagefactuur die u vanuit GarageOS verstuurt bevat automatisch een online betaallink. De klant ontvangt de factuur per e-mail (met een PDF als bijlage en een betaal-knop in de mail), klikt op de link, en betaalt direct via iDEAL, creditcard of andere betaalmethoden. U ziet de betaling real-time binnenkomen in uw GarageOS-dashboard.

Dit verandert concreet hoe snel u betaald wordt. Een traditionele garagefactuur met alleen een IBAN wordt gemiddeld pas na 14 tot 21 dagen betaald — als de klant er al aan denkt. Een factuur met iDEAL-betaallink wordt in ongeveer eenderde van de gevallen binnen 24 uur betaald, en in ongeveer driekwart van de gevallen binnen een week. Voor een garage met doorloopomzet scheelt dit significant in de werkkapitaalbehoefte.

Ondanks iDEAL-betaallinks blijft er altijd een percentage facturen open staan. Voorheen betekende dit dat u of iemand op kantoor wekelijks debiteuren moest doorlopen en handmatig moest bellen of mailen. GarageOS automatiseert dit proces volledig.

U stelt eenmalig in wanneer GarageOS herinneringen stuurt — bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering na 7 dagen, een tweede na 14 dagen en een derde formelere brief na 21 dagen. Het systeem houdt per factuur bij welke herinneringen al zijn verstuurd en stopt automatisch zodra er is betaald. U hoeft zelf niets bij te houden.

Voor facturen die na alle herinneringen nog niet betaald zijn, biedt GarageOS rapportages zodat u snel ziet bij welke klanten actie nodig is — zonder dat u zelf elke factuur moet nalopen.