Uw werkplaats.Compleet geregeld.

Veel Nederlandse garages beheren hun werkplaats nog steeds met papieren werkorders, een planbord aan de muur en een Excel-bestand voor de klantadministratie. Dit werkt op kleine schaal, maar kent serieuze beperkingen. Papieren werkorders raken zoek, worden onleesbaar na een dag in de werkplaats, of belanden onderop een stapel waar niemand ze meer terugvindt. Wanneer een klant belt met een vraag over eerder werk, zoekt iemand minutenlang in archiefordners.

Excel werkt nog tot een bepaalde omvang, maar zodra meerdere mensen gelijktijdig in een bestand werken, ontstaan conflicten: wijzigingen die elkaar overschrijven, formules die breken, kolommen die verspringen. En als één medewerker op vakantie is, weet niemand meer hoe diens administratie is opgezet. Excel is bovendien niet gekoppeld aan RDW, dus voertuiggegevens moet u handmatig overtypen — met alle typefouten van dien.

Het grootste probleem is echter structureel: met papier en Excel mist u overzicht. U weet niet hoe uw werkplaatsbezetting voor komende week eruitziet, welke werkorders er nog open staan, welke facturen onbetaald zijn, of welke klanten binnenkort APK-keuring nodig hebben. Werkplaatssoftware lost dit op door alles realtime, gekoppeld en op één plek bij te houden.

Goede werkplaats software bundelt een aantal kernfuncties die een garage nodig heeft om soepel te draaien. In GarageOS zitten deze functies standaard ingebouwd:

Het plannen van een werkplaats is een evenwichtsoefening tussen klantafspraken, beschikbare monteurs, benodigde onderdelen en de verwachte duur van elk werk. In GarageOS ziet u dit in één visuele kalender: elke monteur heeft een eigen kolom, en u plaatst werkorders als blokken op de tijden waarop ze staan ingepland. Zo ziet u direct of er ruimte is voor een spoedklus of dat iemand overvraagd is.

Elke geplande werkorder is automatisch gekoppeld aan het voertuig, de klant en de eerdere onderhoudshistorie. De monteur kan op zijn telefoon of tablet alle details inzien: welke onderdelen nodig zijn, wat er eerder is gedaan, en welke opmerkingen de klant heeft doorgegeven. Zodra het werk klaar is, rondt de monteur de werkorder af en wordt deze direct beschikbaar voor facturatie.

Voor garages met meerdere monteurs is de planningsfunctie het verschil tussen een drukke werkplaats die soepel loopt en een drukke werkplaats die constant in brandjesblusmodus is. U ziet vooruit welke werkdagen volzitten, waar capaciteit is, en welke spoedklussen u nog kunt inpassen.

Een moderne werkplaats draait niet meer vanaf één vaste kantoorcomputer. Monteurs zijn in de werkplaats, nemen klanten aan bij de auto, checken specificaties onder de motorkap, fotograferen schade of slijtage — en willen die informatie direct in het systeem zetten. GarageOS heeft daarom mobiele apps voor iOS en Android, met dezelfde functionaliteit als de webversie.

Vanaf de telefoon of tablet kan een monteur een werkorder openen, onderdelen toevoegen, foto's van het voertuig bijvoegen, arbeidstijd registreren en de werkorder afronden. De receptionist achter de balie ziet deze wijzigingen in real-time. Aan het einde van de dag kan de monteur direct factureren vanuit de werkplaats, met iDEAL-betaallink en al.

Voor intakes bij de auto is dit bijzonder handig. U opent de app, scant of typt het kenteken, de RDW-gegevens worden opgehaald, u fotografeert schade of specifieke onderdelen, voegt opmerkingen van de klant toe, en de werkorder staat binnen een minuut klaar. Geen losse papieren, geen notities op post-its die later weer overgetypt moeten worden.

Werkplaats software zoals GarageOS is bedoeld voor garages en autobedrijven met één tot vijftien monteurs die hun werkplaats professioneel willen runnen zonder de complexiteit van ondernemingssoftware voor grote dealerketens. Typische gebruikers zijn universele garages, APK-stations, merkonafhankelijke onderhoudsspecialisten, bandenspecialisten, schadeherstelbedrijven en autobedrijven die onderhoud met verkoop combineren.

Startende garages profiteren extra: in plaats van zelf een systeem te bouwen van Excel-bestanden en papieren werkorders, begint u meteen professioneel. Voor bestaande garages die overstappen vanuit Autoflex, Kivii, Hexon of een eigen bouwsel is de migratie gratis — GarageOS importeert klanten en voertuigen zodat u binnen een werkdag volledig over bent.