Factureren.In seconden, niet uren.

Algemene facturatiepakketten zoals Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden of Factuursturen werken prima voor freelancers, webshops of consultants. Maar voor een autogarage zijn ze eigenlijk altijd suboptimaal. Een garagefactuur bevat vrijwel altijd een mix van onderdelen (met verschillende btw-percentages), arbeidsuren, kleine verbruiksmaterialen, soms banden of APK-keuringskosten. In een algemeen facturatieprogramma moet u elke factuurregel handmatig intypen met de juiste btw-code.

Nog belangrijker: een garagefactuur hoort gekoppeld te zijn aan een specifiek voertuig en een klant. De klant wil op de factuur zien welk kenteken het betreft, welke kilometerstand, en welke werkzaamheden er zijn uitgevoerd. In algemene facturatieprogramma's ontbreekt die voertuigcontext — u moet die zelf in een omschrijvingsveld typen.

Garagesoftware-facturatie doet dit allemaal automatisch. U maakt een werkorder aan, voegt de uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte onderdelen toe, en met één klik wordt er een complete factuur gegenereerd met alle voertuiggegevens, kenteken, kilometerstand, correcte btw-splitsing en een iDEAL-betaallink.

Het facturatieproces in GarageOS verloopt in een paar minuten, niet uren:

Voor een Nederlandse garagefactuur zijn er een paar btw-specifieke aandachtspunten die standaard facturatieprogramma's niet automatisch afhandelen. Ten eerste: onderdelen en arbeid vallen beide onder het 21% btw-tarief, maar u moet ze wel correct splitsen in uw administratie zodat uw boekhouder of accountant een helder overzicht heeft.

Ten tweede: bij schadeherstel in opdracht van een verzekeraar kunt u te maken krijgen met btw-verleggingsregelingen. GarageOS ondersteunt zowel reguliere btw-facturen als facturen met btw verlegd, zodat u beide scenario's netjes afhandelt.

Ten derde: bij verkoop van een gebruikte auto kan de margeregeling van toepassing zijn — een specifieke btw-regel voor auto's waar u btw alleen over uw marge betaalt, niet over de volledige verkoopprijs. GarageOS houdt hier rekening mee zodat uw factuur en administratie kloppen.

Elke factuur die u vanuit GarageOS verstuurt bevat automatisch een online betaallink. Uw klant opent de factuur-PDF of de meegestuurde e-mail, klikt op 'Betalen' en betaalt direct via iDEAL, creditcard of andere betaalmethoden. U ziet in real-time wanneer de betaling binnenkomt.

Studies naar betaalgedrag laten zien dat facturen met een directe betaallink gemiddeld drie keer sneller worden betaald dan facturen met alleen een IBAN-nummer. De reden is simpel: bij een IBAN moet de klant overmaken via bankieren-app, gegevens overtypen en kans maken op typefouten. Bij een betaallink is het twee klikken en klaar.

Voor een garage betekent dit een concrete cashflow-verbetering: u ontvangt uw geld sneller, heeft minder openstaande facturen op uw overzicht en bespaart tijd aan het achter betalingen aanlopen. Bij openstaande facturen na de gestelde termijn stuurt GarageOS automatisch een herinnering, zodat u dat proces niet handmatig hoeft aan te sturen.

GarageOS vervangt uw boekhoudpakket niet — dat is ook niet de bedoeling. Wel zorgt GarageOS dat uw boekhouder of accountant de gegevens makkelijk kan verwerken. U kunt alle facturen exporteren als CSV of PDF, gefilterd op periode, klant of status. Veel Nederlandse garages laten hun boekhouder maandelijks een export inladen in Exact, Twinfield, SnelStart of e-Boekhouden.

Elke factuur bevat standaard uw KvK-nummer, btw-nummer, factuurnummer volgens uw eigen reeks, en alle regels met btw-percentages. Dit voldoet aan de Nederlandse wettelijke eisen voor btw-administratie. Uw boekhouder krijgt een complete, consistente en controleerbare stroom facturen zonder dat u er handwerk voor hoeft te verrichten.