Wat kost garagesoftware? Een overzicht van verborgen kosten
De maandprijs op de website van een softwarepakket zegt niet alles. Bij garagesoftware komen er vaak kosten bij die niet direct zichtbaar zijn: kosten per gebruiker, extra modules, installatiekosten en updatevergoedingen. Dit artikel zet de meest voorkomende verborgen kosten op een rij, zodat u pakketten eerlijk kunt vergelijken.
Zeven kostenposten die u makkelijk over het hoofd ziet
1. Opstartkosten en licentiekosten
Sommige pakketten vragen een eenmalige vergoeding van €500 tot €2.000 om te beginnen. Dit dekt de installatie, configuratie en soms een eerste training. Bij cloud-gebaseerde software is dit meestal niet nodig omdat er niets geïnstalleerd hoeft te worden.
2. Kosten per gebruiker
"€29 per maand" klinkt aantrekkelijk. Maar als dat per gebruiker is en u heeft drie medewerkers, betaalt u €87. Met een receptionist of boekhouder die ook toegang nodig heeft, loopt dat verder op. Let erop of de prijs per werkplek of per bedrijf geldt.
3. Extra modules
Het basispakket bevat vaak alleen de kernfuncties. De RDW-koppeling, online betalingen, rapportages of een klantenportaal zijn dan aparte modules met elk een eigen prijskaartje. Tel deze op voordat u vergelijkt.
4. Installatiekosten
Software die lokaal op een computer of server draait moet worden geïnstalleerd, vaak door een externe IT-partij. Reken op €75 tot €150 per uur. Bij een cloud-oplossing opent u uw browser en logt u in.
5. Updatekosten
Bij oudere softwarepakketten betaalt u jaarlijks voor updates en "onderhoud". Dit kan €100 tot €200 per jaar zijn. Cloud-software wordt automatisch bijgewerkt zonder extra kosten.
6. Trainingskosten
Complexe software vereist training. Een dagdeel op locatie kost al snel €300 tot €500. Bij eenvoudige cloud-software is training meestal niet nodig — u kunt direct beginnen en leert al doende.
7. Exitkosten
Wilt u overstappen naar een ander pakket? Sommige leveranciers rekenen kosten voor het exporteren van uw data, of maken het proces bewust ingewikkeld. Controleer vooraf of u uw gegevens altijd kunt meenemen.
Zo vergelijkt u garagesoftware op een eerlijke manier
Om garagesoftware eerlijk te vergelijken, kijkt u niet alleen naar de maandprijs maar naar de totale kosten in het eerste jaar. Tel de opstartkosten, het aantal gebruikers maal de maandprijs, de kosten van extra modules, en eventuele training- en installatiekosten bij elkaar op. Bij sommige pakketten komt u dan op €2.500 tot €5.000 in het eerste jaar, terwijl een alles-in-één oplossing op €700 tot €900 kan uitkomen.
De kosten van géén software
Het alternatief — doorwerken met Excel of papier — heeft ook een prijs, al staat die niet op een factuur. Garages die handmatig administreren zijn gemiddeld vier tot zes uur per week kwijt aan werk dat software automatisch doet. Bij een uurtarief van €50 is dat meer dan €10.000 per jaar aan verloren productiviteit.
Daarnaast worden facturen met een online betaallink gemiddeld drie dagen sneller betaald. Dat verbetert uw cashflow zonder dat u herinneringen hoeft te sturen.
Waar u op let bij het kiezen
- Vraag altijd naar de totale kosten per jaar, niet alleen de maandprijs
- Controleer of RDW-koppeling en online betalingen inbegrepen zijn of als module worden verkocht
- Kijk of de prijs per bedrijf geldt of per gebruiker
- Vraag naar opzegvoorwaarden en of u uw data kunt exporteren
- Probeer het pakket gratis uit voordat u zich vastlegt
Geen verborgen kosten
GarageOS rekent een vast bedrag per maand. Alles inbegrepen, maandelijks opzegbaar. Probeer het 30 dagen gratis.