Welke koppelingen heeft garagesoftware nodig?
Goede garagesoftware staat niet op zichzelf. De waarde zit juist in de koppelingen: met de RDW voor voertuiggegevens, het KVK-Handelsregister voor zakelijke klanten, je boekhoudpakket, je betaalprovider en je onderdelengroothandel. Dit artikel legt uit welke koppelingen een garage nodig heeft en waarom een gekoppeld systeem beter werkt dan een verzameling losse tools.
Waarom koppelingen het verschil maken
Een garage gebruikt dagelijks gegevens uit verschillende bronnen: voertuigdata van de RDW, klantgegevens, prijzen van onderdelen, en de financiële administratie. Zonder koppelingen typ je die gegevens telkens opnieuw over van het ene systeem naar het andere. Dat kost tijd en leidt tot fouten: een verkeerd overgenomen kenteken, een btw-percentage dat niet klopt, of een factuur die in je facturatieprogramma staat maar niet in je boekhouding.
Met de juiste koppelingen voer je gegevens één keer in en reizen ze automatisch mee. Het kenteken haalt de RDW-data op, die data komt op de werkorder, de werkorder wordt een factuur met de juiste btw, de factuur krijgt een betaallink, en zodra hij verstuurd is loopt hij door naar je boekhouding. Dat is het verschil tussen vijf losse tools en één doorlopende flow.
De vijf koppelingen die een garage nodig heeft
1. RDW — voertuiggegevens via het kenteken
De belangrijkste koppeling voor elke garage. Tik een kenteken in en merk, model, brandstof, bouwjaar en APK-vervaldatum komen automatisch uit de officiële RDW-database. Dat scheelt minuten per voertuig en houdt elke werkorder en factuur op de juiste gegevens, zonder overtypen uit het kentekenbewijs.
2. KVK — zakelijke klantgegevens
Werk je voor bedrijven, leasemaatschappijen of wagenparken, dan wil je hun gegevens correct op de factuur. Met een koppeling aan het KVK-Handelsregister zoek je een bedrijf op naam of KVK-nummer op en worden de bedrijfsnaam, het KVK-nummer en het adres automatisch ingevuld.
3. Boekhouding — facturen automatisch doorgeboekt
Een boekhoudkoppeling zorgt dat verstuurde facturen automatisch in je administratie belanden. GarageOS koppelt met Moneybird, Exact Online, SnelStart en e-Boekhouden. Zo voer je niets dubbel in, houd je je btw-administratie schoon en hoeft je boekhouder niets over te typen.
4. Online betalen — een betaallink op elke factuur
Via een betaalprovider zoals Mollie krijgt elke factuur een betaallink. Klanten betalen met iDEAL, Bancontact, creditcard of Apple Pay, en het geld staat doorgaans de volgende werkdag op je rekening. Facturen met een betaallink worden gemiddeld een paar dagen sneller betaald.
5. Onderdelen — bestellen vanuit de werkorder
Met een onderdelenkoppeling zoek en bestel je onderdelen bij je groothandel en koppel je ze direct aan de werkorder. GarageOS koppelt met Brightmotive en het Vrooam-grossiersnetwerk, zodat je niet hoeft te wisselen tussen losse systemen.
Een gekoppeld systeem versus losse tools
Veel garages werken met een facturatieprogramma zoals WeFact of Factuursturen, een apart boekhoudpakket, een planbord en een Excel-bestand. Elk doet één ding, maar ze praten niet met elkaar. Een facturatieprogramma kent je werkplaats niet: het weet niets van de RDW, van werkorders of van voertuighistorie. Je typt dus elke factuurregel met het juiste btw-tarief zelf over vanuit je werkbon.
Garagesoftware met ingebouwde facturatie en directe boekhoudkoppeling draait dat om. De factuur ontstaat automatisch uit de werkorder en loopt door naar je boekhouding. Je vervangt je boekhouder niet, maar je geeft hem een schone, consistente factuurstroom zonder dubbele invoer. Voor een webshop of consultant is een los facturatieprogramma prima; voor een werkplaats is een gekoppeld systeem vrijwel altijd beter.
Waar je op let bij koppelingen
Veelgestelde vragen
Welke koppelingen heeft garagesoftware nodig?
De belangrijkste koppelingen voor een garage zijn: de RDW voor voertuiggegevens via het kenteken, het KVK-Handelsregister voor zakelijke klanten, een boekhoudkoppeling (zoals Moneybird, Exact Online, SnelStart of e-Boekhouden) zodat facturen automatisch in je administratie belanden, een betaalprovider als Mollie voor online betalen via iDEAL, en een onderdelenkoppeling met je groothandel. Samen zorgen ze dat je gegevens één keer invoert en overal kloppen.
Waarom is een RDW-koppeling belangrijk?
Met een RDW-koppeling tik je alleen het kenteken in en worden merk, model, brandstof, bouwjaar en APK-vervaldatum automatisch ingevuld. Dat scheelt minuten per voertuig, voorkomt typefouten en houdt elke werkorder en factuur op de juiste voertuiggegevens. Zonder koppeling typ je dit telkens handmatig over uit het kentekenbewijs.
Wat is het verschil tussen een boekhoudkoppeling en een facturatieprogramma?
Een facturatieprogramma (zoals WeFact of Factuursturen) maakt facturen, maar kent je werkplaats niet: geen RDW-data, geen werkorders. Een boekhoudkoppeling verbindt je garagesoftware juist mét je boekhoudpakket, zodat de facturen die uit je werkorders ontstaan automatisch doorlopen naar je administratie. Met goede garagesoftware heb je geen los facturatieprogramma nodig: facturatie zit ingebouwd en koppelt direct met je boekhouding.
Kan ik onderdelen bestellen via mijn garagesoftware?
Bij garagesoftware met een onderdelenkoppeling wel. GarageOS koppelt met Brightmotive en het Vrooam-grossiersnetwerk, zodat je onderdelen opzoekt, bestelt en direct aan de werkorder en de factuur koppelt, zonder los te wisselen tussen systemen.
Werken de koppelingen ook als ik een ander boekhoudpakket gebruik?
GarageOS koppelt direct met Moneybird, Exact Online, SnelStart en e-Boekhouden. Gebruik je een ander pakket, dan lever je je facturen als UBL-bestand of PDF aan je boekhouder. Zo houd je altijd een schone administratie, ook zonder directe koppeling.
Alles gekoppeld in één systeem
GarageOS koppelt met RDW, KVK, Moneybird, Exact Online, SnelStart, e-Boekhouden, Mollie, Brightmotive en Vrooam. Probeer het 30 dagen gratis.